Le Service Achat, ça consiste en quoi?

Quentin DUMONT, qui s’occupe du service achat au sein de Sotraba nous explique en quoi consiste son travail :

Au sein de Sotraba, le rôle de support achat existe depuis peu. Jusque début 2021, c’était au directeur du service étude, également manager des achats, qu’appartenait cette mission et les tâches qu’elle comporte. L’entreprise étant en constante croissance et le groupe ayant la volonté d’optimiser les achats en les traitant de manière transversale, il s’est avéré nécessaire de mettre en place une cellule achats sous la houlette du service étude.

Notre mission, au sein de la cellule, comporte un panel de tâches diverses et variées.

A notre niveau, il est primordial d’être à l’écoute de ce qui se passe au sein des différents
services de l’entreprise. Bien que la finalité de notre mission soit la préparation optimale du dossier transmis au gestionnaire, il n’est pas rare d’être amené à orienter un choix dans le développement d’un projet en apportant une vision globale des systèmes constructifs. Le marché étant en permanente évolution, nous tentons toujours d’apporter des solutions trouvant le meilleur rapport qualité/coût/délai/service.

Nous sommes bien entendu attentifs à ce qui se passe au sein des autres entités et surtout à la holding qui nous montre les grandes lignes directrices. Nous participons pour cela aux diverses réunions auxquelles nous sommes conviés et tentons d’apporter notre vision dans le développement de projet tel le développement du nouvel outil Ap@ch.

Nous utilisons pour notre part le logiciel D365 qui s’avère être très complet, puissant et performant.

Nous tenons à jour la base de données des produits et services ; les négociations étant, à ce jour, principalement réalisées par les 2 directeurs des services étude et production. Nous utilisons également les contrats-cadres négociéspar et pour le groupe.

Nous travaillons en étroite collaboration avec les conducteurs et les préparateurs.
Nous transmettons les informations nécessaires aux conducteurs et gestionnaires quant aux fournisseurs à privilégier pour leurs commandes en fonction des contrats cadre internes et toutes entités. Les conducteurs réalisent les bons de commande concernant les approvisionnements des matériaux pour le gros-oeuvre et la toiture à l’exception des bétons préfabriqués, blocs silico-calcaires et charpentes préfabriquées.

Les commandes hors gros-œuvre et toiture sont réalisées par les préparateurs/deviseurs. Celles-ci sont analysées et validées par la cellule de manière hebdomadaire le jeudi pour distribution aux gestionnaires le vendredi. Un premier contrôle budgétaire est réalisé à ce stade dans le programme D365 et les dimensions analytiques de la commande et de son contenu sont déjà complétées afin de faciliter la tâche du contrôleur de la facture à recevoir.

Les grandes évolutions à venir sont la création de liens dans D365 afin de créer un maximum d’automatismes. Il s’agira de lier les articles du budget du chantier aux lignes de commande à l’aide des multiples métadonnées disponibles. Le travail, tant de l’auteur de la commande que du contrôleur de la facture, en sera grandement facilité.

Notre mission est donc large et nécessaire à la bonne marche des dossiers et ces derniers ne manquent pas. Longue vie dès lors à notre cellule !